Niet tevreden over hosted VoIP TelefonieIets minder tevreden over hosted VoIP TelefonieRedelijke tevreden over hosted VoIP TelefonieTevreden over hosted VoIP TelefonieMeer dan ruim tevreden over hosted Telefonie
088-1014500 Ma-Vr 8:30 tot 17:00 uur

Keuzemenu

Als er gebeld wordt naar de organisatie en de bellers moeten automatisch met de juiste afdeling of personen worden doorverbonden dan kan er gebruik worden gemaakt van een zogenoemd keuzemenu. Dit kan de organisatie efficiënter maken, want er is dan geen receptionist(e) meer nodig. De term Digital Receptionist is dan ook gelijk aan een keuzemenu. Ook wordt keuzemenu een IVR genoemd, dit staat voor Interactive Voice Respons.

Om een voorbeeld te geven van een veelgebruikt keuzemenu: als er gebeld wordt met het bedrijf dan krijgt de beller te horen:
Welkom bij bedrijf ABC.
“Toets 1 voor de afdeling verkoop”,
“Toets 2 voor de afdeling administratie”,
“Toets 3 voor de afdeling support”,
“Voor overige vragen blijft u aan de lijn, u wordt dan automatisch doorverbonden met één van onze medewerkers”.

Zo krijgen de bellers na het maken van een keuze de juiste medewerker aan de telefoon. Een keuzemenu is goed te combineren met een wachtrij. Als de afdeling verkoop meerdere medewerkers heeft, dan kan er gebruik worden gemaakt van een wachtrij. Als de beller dan een keuze heeft gemaakt komt men in een wachtrij terecht en gaan de toestellen bij de afdeling verkoop rinkelen.

Ook is het mogelijk om met meerdere niveau’s te werken. Als men in bovenstaand voorbeeld heeft gekozen voor de afdeling support, krijgt de beller nog een keuzemenu te horen namelijk:
“Toets 1 voor hardware support”
“Toets 2 voor software support”
Op deze manier wordt de medewerker met de verschillende support afdelingen doorverbonden.

Een veel gemaakte fout bij keuzemenu’s is dat er teveel keuzes door de klant gemaakt kunnen worden. We adviseren om niet meer dan 4 á 5 keuzes voor de klant beschikbaar te maken. Daarnaast adviseren we om niet teveel niveaus aan te brengen in de keuzemenu’s.

Bij sommige organisaties hebben de medewerkers meerdere functies, zo kan een support medewerker ook de administratie afhandelen. Bij verschillende keuzes is het toch mogelijk om de beller bij dezelfde medewerkers uit te laten komen. De medewerker ziet dan op het toestel welke keuze de beller heeft gemaakt en kan dan aannemen met de desbetreffende afdeling.