Meer dan 500 simkaarten, maar nauwelijks overzicht: hoe een zorgorganisatie grip kreeg op mobiele kosten

Veel organisaties kijken bij mobiele telefonie vooral naar bereikbaarheid, maar na verloop van tijd ontstaan er vaak ongemerkt dubbele kosten, losse abonnementen en onoverzichtelijke constructies. Zeker bij grotere teams of buitendienstmedewerkers groeit een mobiele omgeving snel uit tot iets wat “ooit zo is ingericht”.

Voor een grote zorgorganisatie met meer dan 500 actieve simkaarten bleek daar verrassend veel winst te behalen, zónder dat medewerkers anders hoefden te werken.

Het beheer van honderden simkaarten werd steeds complexer

Een grote zorgorganisatie met meer dan 500 actieve simkaarten werkte dagelijks met medewerkers in de buitendienst. Zorgverleners gebruikten onderweg zowel een smartphone als een tablet om bereikbaar te blijven, dossiers te bekijken en informatie vast te leggen. In de praktijk betekende dat vaak twee aparte abonnementen per medewerker: één abonnement voor telefonie en één voor mobiel internet op de tablet.

Dat werkte jarenlang prima, totdat de organisatie merkte dat de mobiele kosten steeds verder opliepen en het overzicht langzaam verdween.

De zorgorganisatie verloor het overzicht tussen alle simkaarten

Zoals bij veel grotere organisaties was de mobiele omgeving in de loop der jaren organisch gegroeid. Nieuwe medewerkers kregen abonnementen erbij, oude constructies bleven bestaan en niemand wist eigenlijk nog precies of alles nog logisch ingericht was.

De zorgorganisatie liep tegen herkenbare problemen aan:

• dubbele databundels
• onnodige abonnementskosten
• weinig inzicht in werkelijk gebruik
• complex beheer bij wijzigingen of nieuwe medewerkers

De vraag aan 10Telecom was daarom niet direct: “Kunnen jullie goedkoper leveren?” maar vooral: “Klopt onze huidige inrichting eigenlijk nog wel?” Volgens Erwin van 10Telecom begint daar vaak het verschil. “Wij kijken niet alleen naar het aantal toestellen of abonnementen. We willen eerst weten waar een organisatie tegenaan loopt en hoe mensen in de praktijk werken.”

Van dubbele abonnementen naar één slimme mobiele inrichgting

In plaats van direct een nieuwe oplossing aan te bieden, heeft 10Telecom eerst de volledige mobiele omgeving geanalyseerd. Hoe werden de apparaten gebruikt? Welke databundels waren echt nodig? En waar ontstonden dubbele kosten? Daaruit bleek al snel dat veel medewerkers feitelijk twee losse mobiele abonnementen gebruikten voor hetzelfde werkproces. Eén voor bellen en één voor data, terwijl die databundels slimmer gecombineerd konden worden.

Samen met de zorgorganisatie werd daarom gekeken naar een eenvoudiger inrichting:
één mobiel abonnement per medewerker, gecombineerd met twee simkaarten die dezelfde databundel gebruiken. Voor medewerkers veranderde er in de praktijk vrijwel niets. Zij konden blijven werken zoals ze gewend waren. Maar achter de schermen werd de mobiele omgeving een stuk overzichtelijker. “Vaak zit de winst niet in grote technische veranderingen,” vertelt Erwin. “Het zit juist in slimmer organiseren van wat een bedrijf al heeft.”

Die aanpak sluit ook aan bij hoe 10Telecom werkt. Eerst luisteren, analyseren en meedenken en daarna pas adviseren. Geen standaardpakket op basis van aantallen gebruikers, maar kijken naar de dagelijkse praktijk van een organisatie.

Overzicht in mobiele telefonie en structurele besparing

De nieuwe inrichting zorgde direct voor meer overzicht én structurele besparingen.

• Eén mobiel abonnement per medewerker in plaats van twee losse abonnementen
• Structurele kostenbesparing op meer dan 500 simkaarten
• Minder beheer en administratie rondom mobiele telefonie
• Behoud van alle functionaliteiten en gebruiksgemak voor medewerkers

Daarnaast ontstond er binnen de organisatie meer grip op de volledige mobiele omgeving. Nieuwe medewerkers toevoegen, abonnementen aanpassen of wijzigingen doorvoeren werd eenvoudiger en overzichtelijker. Volgens Erwin zit daar uiteindelijk ook de echte meerwaarde: “Klanten stappen meestal niet over omdat telefonie niet werkt. Ze lopen vast op processen, overzicht of flexibiliteit. Daar proberen wij het verschil te maken.”

Optimalisaties hoeven niet altijd ingewikkeld te zijn. Soms zit de grootste winst simpelweg in opnieuw kijken naar hoe systemen zijn ingericht, en of dat nog past bij de praktijk van vandaag.