‘Met Simplicate leggen we alle gesprekken goed vast’

Harm Wiekens richtte in 2015 Companium op. ‘Ons accountants- en advieskantoor biedt alles wat je van een accountant verwacht. Dat betekent ook dat we – vanwege wet- en regelgeving – aantekeningen van elk gesprek bijhouden. Dat gebeurde echter niet altijd even consequent. Vandaar dat we op zoek waren naar hulpmiddelen om daarbij te gebruiken in combinatie met Simplicate. Met de oplossing waarmee 10Telecom ons hielp, gebeurt dat nu helemaal naar wens, natuurlijk zijn er verbeterpunten, maar de basis staat’

Transcripties koppelen aan tijdlijn klant

Companium had voor 10Telecom al een andere partij waarmee ze kon bellen via cloud in plaats van via de nog oudere aanwezige toestellen. ‘Ik had verschillende wensen die ik daarin verwerkt wilde hebben. We kregen het systeem, zonder al teveel uitleg. Het werd voor ons gevoel over de spreekwoordelijke schutting gezet.’

Geen succes

‘Binnen een week had ik door dat dit niet het systeem voor ons was’, vervolgt Harm zijn verhaal. ‘En ik heb het stopgezet. Eenmaal thuisgekomen, kwam ik mijn achterbuurman Gerbrand Boertien van 10Telecom tegen. Ik stond een beetje tegen hem aan te klagen, toen hij me vroeg of ik wel wist wat 10Telecom allemaal kon. Een systeem wat ik graag wilde hebben, zouden zij zo voor me kunnen bouwen. Helemaal naar onze wensen!’

Koppeling met Simplicate

‘10Telecom heeft vervolgens voor ons een koppeling met Simplicate gemaakt’, legt de oprichter van Companium uit. ‘Het programma is zo gebouwd, dat het automatisch het telefoonnummer van de klant herkent en de transcriptie van het gesprek aan de tijdlijn van die klant hangt. Voor klanten die meerdere ondernemingen hebben of als bijvoorbeeld de belastingdienst belt, is dat natuurlijk lastiger, maar daarvoor is een soort uitvalprocedure bedacht. Degene die het gesprek met deze klant of instelling heeft gevoerd, krijgt dan automatisch de transcriptie binnen en kan deze vervolgens zelf handmatig aan de juiste tijdlijn toevoegen.’

Voor iedereen inzichtelijk

Harm ziet de samenwerking met 10Telecom als een enorme vooruitgang. ‘Ja, absoluut! Voorheen moesten we zelf een notitie in het CRM-systeem typen. Er werken hier twintig mensen en niet iedereen deed dat even uitgebreid. Nu wordt alles in dezelfde stijl vastgelegd. We willen straks naar een situatie toe dat we met gebruik van AI aan het dossier kunnen vragen wat besproken is en waar actie op moet worden ondernomen. Wanneer je dan niet alles goed hebt vastgelegd, heb je niet alle data. Nu is alles voor alle medewerkers inzichtelijk.’

Overgestapt naar 10Telecom

Harm heeft er geen spijt van dat hij is overgestapt naar 10Telecom. ‘Niet alleen dit systeem bevalt ons heel goed, maar 10Telecom zorgt dat er nog meer processen effectiever gaan verlopen. Ze zijn nog een centralist voor ons aan het bouwen, die gelijk doorschakelt naar de juiste persoon die de beller wil spreken of ervoor zorgt dat er een terugbelnotitie wordt achtergelaten. Dit soort mogelijkheden zijn allemaal op basis van AI. Het moet nog wat verder gefinetuned worden en dat gaan we binnenkort evalueren.’

Fijne samenwerking

Het contact met 10Telecom verloopt naar wens. ‘Niet alleen met Gerbrand, maar ook met Erwin en Bram. Tot nu toe wordt alles snel opgelost’, zegt Harm tevreden. ‘Laatst liep één van de collega’s ergens tegenaan met AI. En alhoewel dat helemaal niets met 10Telecom te maken had, vroeg hij aan Bram welke prompt hij kon gebruiken om dat te omzeilen. Maar andersom werkt het ook. Mijn collega gaf Bram de tip over een bepaalde code waarmee hij het gesprek als een telefoonnotitie meegeeft in het CRM. Het is écht een samenwerking, wat dan ook past bij Companium. Immers de betekenis van Companium is tweeledig en betekent zoveel als groep kameraden en brooddeler. Zoals gezegd: zoals bij alle AI-trajecten moeten er door het gebruik verbeteringen kunnen worden aangebracht maar wij zijn op dit moment heel tevreden met de oplossing van 10Telecom in combinatie met Simplicate. Ik zou iedereen die er interesse in heeft aanraden om het gewoon eens een keer te gaan proberen.’