Altijd bereikbaar zonder extra personeel met een AI assistent

Voor veel installatiebedrijven begint de werkdag al voordat de eerste bus vertrekt. Monteurs zijn onderweg, planners schakelen tussen opdrachten en ondertussen blijven telefoontjes binnenkomen van klanten met storingen, offertes of servicevragen. Juist op drukke momenten wordt bereikbaarheid dan een uitdaging, omdat opnemen simpelweg niet altijd kan.

Voor een groeiend installatiebedrijf begon dat steeds vaker voor frustratie te zorgen. Telefoontjes kwamen binnen terwijl monteurs onderweg waren en op kantoor was niet altijd capaciteit beschikbaar om iedere oproep direct te beantwoorden. Daardoor gingen klantvragen verloren en bleven terugbelverzoeken soms langer liggen dan gewenst.

Drukke werkdagen zorgden voor gemiste klantaanvragen

Het bedrijf groeide snel en merkte dat de bestaande manier van telefonie niet meer goed aansloot op de dagelijkse praktijk. Zeker tijdens drukke werkdagen en buiten openingstijden kwamen oproepen regelmatig op momenten binnen waarop niemand beschikbaar was.

Daardoor ontstonden herkenbare situaties waarin klantaanvragen werden gemist, monteurs tijdens werkzaamheden werden gestoord, terugbelnotities handmatig verwerkt moesten worden en klanten werden verzocht later opnieuw te bellen. Dat maakte het lastig om klanten snel en consistent te helpen.

De organisatie wilde beter bereikbaar zijn, maar zonder direct extra personeel aan te nemen voor de telefoon. Volgens Erwin van 10Telecom zit de oplossing vaak niet in harder werken, maar in slimmer organiseren. “Mensen hebben meestal geen probleem met hun telefonie zelf. Ze lopen vast op bereikbaarheid of processen daaromheen.”

De AI assistent springt alleen bij op drukke momenten

Samen met het installatiebedrijf bracht 10Telecom eerst in kaart wanneer gesprekken werden gemist en welke telefoontjes direct aandacht nodig hadden. Daaruit ontstond een inrichting waarbij de AI assistent alleen gesprekken overneemt op momenten dat medewerkers niet beschikbaar zijn. Bijvoorbeeld wanneer er niet binnen enkele seconden wordt opgenomen of buiten openingstijden.

De assistent werd zo ingericht dat klanten direct hun vraag konden stellen of een terugbelverzoek konden achterlaten. Daarbij werd automatisch een duidelijke samenvatting van het gesprek gemaakt, zodat medewerkers direct wisten waar het telefoontje over ging. “Je kunt de AI assistent trainen op hoe een bedrijf werkt,” vertelt Erwin. “Welke vragen mogen worden doorgestuurd, wanneer iemand beschikbaar is en wat er moet gebeuren als niemand opneemt.”  

Belangrijk daarbij was dat de oplossing aansloot op de dagelijkse praktijk van het bedrijf. Monteurs hoefden niet continu bereikbaar te zijn tijdens werkzaamheden, terwijl klanten toch snel geholpen werden of een terugkoppeling kregen. Ook buiten openingstijden bleef het bedrijf bereikbaar voor klanten die alvast een vraag wilden stellen of een storing wilden melden.

Minder gemiste aanvragen, meer rust tijdens drukke werkdagen

Door de nieuwe inrichting hoefde het installatiebedrijf minder telefoontjes handmatig op te volgen en gingen er minder klantvragen verloren.

• Klanten konden altijd een vraag of terugbelverzoek achterlaten
• Minder gemiste aanvragen tijdens drukke werkdagen
• Monteurs werden minder vaak onderbroken tijdens werkzaamheden
• Duidelijke samenvattingen zorgden voor snellere opvolging

Daardoor ontstond er meer rust binnen het team én een betere bereikbaarheid voor klanten.

Bereikbaarheid hoeft niet altijd te betekenen dat iedereen altijd direct de telefoon moet opnemen. Soms werkt het juist beter wanneer je slim bepaalt welke gesprekken direct aandacht nodig hebben, en welke prima automatisch kunnen worden afgehandeld. Wil je weten of een AI assistent ook past bij hoe jouw bedrijf werkt? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. We kijken graag mee.