AI Telefoonassistent – de slimme aanvulling op je team.
Ontdek hoe onze AI-gestuurde telefoonassistent inkomende gesprekken efficiënt afhandelt en doorverbindt, zelfs wanneer er geen medewerkers beschikbaar zijn.
Geen chatbot, maar een spraakgestuurde assistent die echt meedenkt.
-
Altijd bereikbaar, 24/7: Zelfs buiten kantooruren of als uw medewerkers in gesprek zijn, staat de AI-assistent klaar om bellers te woord te staan, vragen te beantwoorden en gesprekken slim door te verbinden. Dit verhoogt de klanttevredenheid en vermindert gemiste oproepen.
-
Verhoogde efficiëntie en productiviteit: De AI-assistent neemt routinetaken over, zoals het aannemen en voorselecteren van gesprekken, en het beantwoorden van veelgestelde vragen via de kennisbank. Dit ontlast uw medewerkers, waardoor zij zich kunnen focussen op complexere taken en een hogere productiviteit realiseren.
-
Uniforme en consistente klantervaring: Elke beller ontvangt een professionele en consistente eerste interactie, ongeacht het tijdstip of de beschikbaarheid van uw personeel. De assistent zorgt voor een gestroomlijnd proces van aanname tot doorverbinding, wat bijdraagt aan een positieve klantervaring.
-
Snellere afhandeling van vragen: Door directe toegang tot de kennisbank kan de AI-assistent veel vragen onmiddellijk beantwoorden, waardoor bellers sneller de informatie krijgen die ze nodig hebben zonder te hoeven wachten op een beschikbare medewerker.
-
Nooit meer een gemiste kans: Zelfs als een doorverbinding niet direct lukt, biedt de AI-assistent slimme alternatieven zoals het achterlaten van een terugbelverzoek of het doorverbinden met een alternatieve contactpersoon. Zo mist u geen potentiële klanten of belangrijke communicatie.
Zo werkt de AI-assistent stap voor stap
- Integratie met uw telefooncentrale: Onze AI-assistent meldt zich naadloos aan bij uw bestaande telefooncentrale, precies zoals een medewerker met een telefoontoestel. U dient de routering van uw telefooncentrale naar wens aan te passen, zodat de AI-assistent op het desgewenste moment alle inkomende gesprekken ontvangt.
- Intelligente aanname van gesprekken: Zodra een oproep binnenkomt, neemt de AI-assistent deze direct aan en start de communicatie met de beller. Dit zorgt voor een snelle en consistente eerste interactie.
- Kennisbank: Indien de beller bepaalde vragen stelt, zal de AI-assistent het antwoord zoeken in de kennisbank om de beller van informatie te voorzien. Als de AI-assistent niet over de informatie beschikt, zal deze desgewenst de vraag stellen om de beller door te verbinden met een ‘echte’ medewerker.
- Slim doorverbinden: Wanneer de beller vraagt om met een specifieke persoon, afdeling of groep (zoals een wachtrij of belgroep) te spreken, regelt de AI-assistent dit direct. De assistent initieert een nieuw gesprek om de gewenste contactpersoon of afdeling te bereiken.
Wat gebeurt er tijdens het doorverbinden?
Als het gesprek wordt aangenomen:
Neemt de gewenste persoon of afdeling op? Dan plaatst de AI-assistent de beller kort in de wacht en speelt wachtmuziek af indien uw telefooncentrale dit ondersteunt. Ondertussen geeft de assistent een beknopte samenvatting aan de ontvanger, inclusief wie de beller is en het onderwerp van het gesprek. Dit zorgt ervoor dat uw medewerkers direct voorbereid zijn. Daarna wordt het gesprek soepel doorverbonden, zodat beller en medewerker direct met elkaar kunnen communiceren.
Als het gesprek niet wordt aangenomen:
Indien de AI-assistent merkt dat de gewenste persoon of afdeling niet opneemt (bijvoorbeeld door bezet, niet bereikbaar, of afwezigheid), informeert de assistent de beller direct over het niet-slagen van de doorverbinding. Vervolgens biedt de AI-assistent direct alternatieven aan:
- Een terugbelverzoek achterlaten: De AI-assistent kan dit nauwkeurig noteren en doorgeven.
- Doorverbinden met een alternatieve persoon of afdeling: De beller kan kiezen voor een andere contactpersoon of afdeling.
Zo klinkt dat in de praktijk
Assistent: “Goedemiddag, u spreekt met de digitale assistent van Bouwbedrijf Janssen. Waarmee kan ik u helpen?”
Klant: “Ik wil graag iemand van planning spreken.”
Assistent: “Een moment, ik verbind u door met de afdeling planning.”
Of:
Assistent: “Onze monteurs zijn op dit moment bezet. Wilt u een terugbelverzoek achterlaten? Ik zorg dat een collega u later vandaag belt.”
Of:
Assistent: “Dat gaat over het uitlezen van slimme meters. Die worden automatisch eens per dag bijgewerkt. Wilt u dit verder bespreken met een medewerker?”
Klant: “Ja, graag.”
Assistent: “Een moment, ik verbind u door. De medewerker ontvangt een korte samenvatting van ons gesprek.”
De AI-assistent geeft informatie waar dat kan en schakelt soepel over naar een medewerker als de vraag te specifiek is of als de klant daarom vraagt. Je team krijgt dan direct de juiste context mee, zonder dat het verhaal opnieuw verteld hoeft te worden.
Goed om te weten: Deze dienst is nu in bèta. We verwachten binnenkort live te gaan en bieden al een beperkt aantal bedrijven vroege toegang.
