Niet tevreden over hosted VoIP TelefonieIets minder tevreden over hosted VoIP TelefonieRedelijke tevreden over hosted VoIP TelefonieTevreden over hosted VoIP TelefonieMeer dan ruim tevreden over hosted Telefonie
088-1014500 Ma-Vr 8:30 tot 17:00 uur

Belplan maken

Een belplan weergeeft de manier hoe je bereikbaar bent voor klanten.

Een goede tip is het verplaatsen in de positie van je klant, ga da na hoe je zelf geholpen wilt worden. Wil je lang in de wacht staan, of in het keuzemenu terechtkomen met na elke keuze weer een sub-keuzemenu met teveel verschillende keuzes en uiteindelijk alsnog bij de verkeerde medewerker terecht komen. We verwachten dat het antwoord nee is, vraag dan af hoe je wel geholpen wilt worden.

Stap 1. Bepaal de openingstijden

Stap 2. Bepaal wat er dient te gebeuren binnen de tijden

Wat dient er te gebeuren binnen de openingstijden? Wel of geen welkomstboodschap? En wat moet daarna gebeuren; naar de receptioniste, een wachtrij, of eerst een keuzemenu?

Wat dient er te gebeuren tijdens de openingstijden?

Wat dient er te gebeuren binnen de openingstijden? Wil je bijvoorbeeld bereikbaar zijn tussen 09:00 en 17:00, wat krijgt de beller dan als eerste te horen? Een welkomstboodschap (begroeting), een keuzemenu of direct een overgangstoon? Welke telefoontoestellen moeten vervolgens gaan rinkelen?

Wil je een geslotenstand hanteren?

Voorbeeld: Je wordt gebeld om 17:01, de beller krijgt direct een melding te horen zoals bijvoorbeeld:”Op dit moment zijn wij gesloten, wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf, de verbinding wordt automatisch verbroken.”

Wil je een geslotenstand met uitloop marge?

Voorbeeld: Je wordt gebeld door een klant om 17:01 uur, de telefoontoestellen gaan 10 seconden rinkelen en daarna krijgt de beller de geslotenmelding. Zo heb je nog even de kans om het gesprek aan te nemen buiten de openingstijden. Na de 10 seconden volgt alsnog de melding: “Op dit moment zijn wij gesloten, wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf”.

Wil je gebruikmaken van een voicemail?

De beller krijgt de mogelijkheid om een bericht in te spreken en deze wordt na het inspreken verstuurd per e-mail. Pas hier wel het geluidsfragment op aan.
Voorbeeld: “Op dit moment zijn wij gesloten, wij zijn bereikbaar van maandag tot en met vrijdag van negen tot vijf, u kunt een bericht achterlaten na de piep, we nemen dan zo snel mogelijk contact met u op”.

Stap 3. Belangrijke overige zaken

Er zijn nog heel veel zaken die kunnen worden ingesteld en daardoor de bereikbaarheid direct en indirect ten goede kunnen komen.

Schakelaars

Door middel van schakelaars is het mogelijk om een bepaalde actie uit te voeren wanneer je gebeld wordt. Zoals bijzondere meldteksten (geluidsfragmenten) of het activeren van doorschakelingen.
Voorbeeld meldtekst eerder gesloten met voicemail: Het kantoor sluit vandaag om 12:00, je belt naar 800 om de schakelaar te aan te zetten. De bellers krijgen nu een geluidsfragment te horen: “Vanwege omstandigheden is ons kantoor eerder gesloten, u kunt een bericht achter”. Wanneer je de volgende dag weer naar 800 belt komen de gesprekken weer binnen zoals normaal.

Voorbeeld meldtekst storing zonder voicemail: Stel dat u een computerstoring heeft en op dit moment geen klanten kunt helpen, u belt dan naar 803, de schakelaar wordt dan geactiveerd. De bellers krijgen nu een geluidsfragment te horen: “Vanwege een storing kunnen wij u op dit moment niet te woord staan, probeer het later nogmaals. De verbinding wordt automatisch verbroken”. Wanneer je weer naar 803 belt komen de gesprekken weer binnen zoals normaal.

Voorbeeld doorschakelen: Vanaf 12:00 is er niemand meer op kantoor, daarom bel je naar 801 om de doorschakeling naar mobiel te activeren. De bellers worden dan automatisch doorgeschakeld naar het mobiele nummer zonder dat ze het merken. Bel je nog een keer naar 801, dan staat de schakelaar weer uit en komende gesprekken weer binnen zoals normaal.
Kijk hier voor meer informatie over schakelaars 

Fallback bij storingen

Belangrijk voor wanneer er op uw locatie een internet- of stroomstoring is. In dat geval zijn uw telefoontoestellen offline, dit merken wij op, sturen we een notificatie via onze monitoring service en op dat moment worden alle inkomende oproepen doorgeschakeld naar een ander (06) nummer. Zo bent u bereikbaar bij storingen. Voor meer informatie zie Fallback
Geef je fallback nummer door aan 10Telecom.

Nummeridentificatie

Wanneer je meerdere telefoonnummers hebt, voor wellicht meerdere bedrijven, is het handig om te zien op welk telefoonnummer er gebeld wordt.
Voorbeeld: er wordt gebeld naar het support telefoonnummer: 088-1014500. Op het beeldscherm van het telefoontoestel verschijnt Support: [nummer van beller] Voorbeeld: er wordt gebeld naar het sales telefoonnummer: 088-1014500. Op het beeldscherm van het telefoontoestel verschijnt Sales:0612349876
Voorbeeld: er wordt gebeld naar het telefoonnummer welke op de website staat vermeld: 088-1014509. Op het beeldscherm van het telefoontoestel verschijnt Website:0612349876

Zo zie je op het telefoontoestel waarvoor er gebeld wordt en/of waar de beller vandaan komt  en kan er aangenomen worden met de juiste afdeling.

Bedrijfstelefoonboek

Gebruik maken van een centraal beheerd bedrijfstelefoonboek? Informeer naar de mogelijkheden of het telefoontoestel dit ondersteund.
Kijk hier voor meer informatie over het bedrijfstelefoonboek

Gespreksopname

Wil je gesprekken met klanten opnemen zodat je deze later kunt terugluisteren? Hierin zijn ook meerdere mogelijkheden:
-Alleen gesprekken van buitenaf opnemen.
-Interne gesprekken opnemen.
-Eenzijdige gespreksopname.
-Gesprekken opnemen op verzoek (door 1 te drukken tijdens een gesprek)
-Opgenomen gesprekken automatisch emailen of terugzoeken in portaal.

Statusinformatie

Zien of collega’s aan het bellen zijn? Dit kan door middel van BLF lampjes.
Kijk hier voor meer informatie over beschikbaarheidsinformatie

Wachtmuziek

Wanneer de bellers in de wacht worden gezet, of in een wachtrij terechtkomen dan horen ze een overgangstoon. Wil je de bellers tijdens het wachten een muziekje laten horen dan is dat ook mogelijk. Heb je zelf wachtmuziek? Dan kan deze aangeleverd worden in .mp3 of .wav formaat. Let op eventuele royalies die Buma Stemra in rekening kan brengen. Lees hier meer over wachtmuziek.